Vi i Findmy AS ivaretar personvernet til våre kunder og deres ansatte, samt andre (herunder "de Registrerte"). I dette dokumentet gir vi en orientering om når, hvorfor og hvordan vi behandler dine personopplysninger. Vi informerer også om hvilke rettigheter du har i tilknytning til dette. Dette dokumentet er utarbeidet i henhold til personvernregelverket, e.g. personvernforordningen 2016/679 ("GDPR") og personopplysningsloven med forskrift. Denne personvernerklæringen er datert 27 mars 2020. Hvis det skjer endringer med tanke på behandling av dine personopplysninger, vil det følgelig også kunne medføre forandring i informasjonen du er gitt her. Vi vil gjøre deg oppmerksom på disse forandringene.

1- HVORFOR BEHANDLER VI DINE PERSONOPPLYSNINGER?

Behandling av personopplysninger om våre kunder

a) Administrasjon og forvaltning av kundeforholdet: personopplysningene om våre kunder og deres ansatte vil primært bli benyttet til å administrere og forvalte kundeforholdet,herunder for å kommunisere med og følge opp kunden, gjennomføre leveranser og på annen måte oppfylle avtaler med kunden, fakturere kunden, håndtere eventuelle reklamasjoner og tvister, samt undersøke kundetilfredshet. Vårt behandlingsgrunnlag av dine personopplysninger for dette formålet er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b) (avtale).

b) Oppfyllelse av våre rettslige forpliktelser: i noen tilfeller, er vi lovpålagt å behandle dine personopplysninger som kunde hos oss. Dette gjelder for eksempel regler i bokføringsloven og regnskapsloven. Vårt behandlingsgrunnlag av dine personopplysninger for dette formålet er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c) (rettslige forpliktelser).

c) Produkt- og tjenesteforbedring: informasjon om kundens bruk av våre produkter kan
også benyttes i vårt arbeid med produktforbedring og tjenesteforbedring/service og til
statistikker forbundet med dette. Vi vurderer det slik at vi har en berettiget interesse i å
behandle dine personopplysninger for dette formålet etter GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f). I interesseavveiningen har vi blant annet tatt hensyn til arten og omfanget av dine
personopplysninger, hvorvidt du, ut fra den informasjonen som vi har gitt deg, med rimelighet kan forvente at dine personopplysninger gjenbrukes i forbindelse med vår produkt- og tjenesteforbedring, samt vårt behov for å bruke dine personopplysninger for dette formålet.

d) Produktutvikling: vårt produkt består hovedsakelig av en database som vi jobber konstant med å utvikle basert på posisjonerings-/lokasjonsdata av dyr som vårt satellittsystem har sporet over flere år. I noen enkelte tilfeller vil vårt satellittsystem muligens også fange opp dyreeierens (e.g. kunders) lokasjon/adresse. Vårt behandlingsgrunnlag av dine personopplysninger for dette formålet er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f) (berettiget interesse). I interesseavveiningen tar vi hensyn til de samme forholdene som nevnt ovenfor.

e) Markedsføring: vi kan også bruke personopplysninger om våre kunder til å sende ut
informasjon om tilbud og markedsføringsmateriale, samt til å vurdere når det vil være
hensiktsmessig å sende ut hvilken type materiale til den enkelte kunden i henhold til
markedsføringsloven § 15. Vårt behandlingsgrunnlag av dine personopplysninger for dette
formålet er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f) (berettiget interesse). I interesseavveiningen tar vi hensyn til de samme forholdene som nevnt ovenfor.

• Behandling av personopplysninger om andre

Personopplysningene om andre slik som våre leverandører og partnere, samt deres ansatte, vil primært bli benyttet til å administrere og forvalte vårt forhold med disse, herunder for å kommunisere og oppfylle våre avtaler med dem i henhold til GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b). Vi vil i noen tilfeller også være lovpålagt å behandle personopplysninger om andre slik som våre leverandører i henhold til GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c). Der vi ikke har noe etablert forhold eller der vi ønsker å behandle personopplysninger for andre formål enn for å oppfylle våre avtaler eller rettslige forpliktelser, vil vi vurdere hvorvidt vi har en berettiget interesse i henhold til GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f) for å gjøre det. I interesseavveiningen vil vi ta hensyn til de samme forholdene som nevnt ovenfor.

2- HVILKE PERSONOPPLYSNINGER BEHANDLER VI?

I sin alminnelighet vil vi bare behandle personopplysninger om våre kunder og andre som er nødvendig for å oppfylle de formålene som nevnt under punkt 1 ovenfor. Konkret kan dette innebære at vi behandler følgende personopplysninger:

- Kontaktinformasjon, slik som adresse, telefonnummer og e-post adresse –merk at
adressen til kunden kan også fanges opp av E-bjellen satellittsystemet som sporer kunders dyr bevegelser;

- Informasjon om de Registrertes ansatte, slik som navn, stilling og rolle, arbeidsgiver;

- Finansiell informasjon der dette er relevant for vårt forhold med de Registrerte, slik som
kredittkortnummer og andre kortnummer, kontonummer ved eventuelle utbetalinger,
betalingshistorikk, eventuelle kredittsjekk så lenge det er tillatt etter lov, eventuell bruk av
finansieringspartnere, medlemskap i eventuelle bonusordninger eller foreninger som gir
rabatter;

- Informasjon om historikk, slik som hva som er kjøpt og solgt når mm, handlemønster og
preferanser, eventuelle opplysninger om kunde-/leverandørhistorikk hos våre konkurrenter, kontakt-, møter- og korrespondanse mellom de Registrerte og våre representanter, eventuelle reklamasjoner og tvister; Vi behandler ingen sensitive personopplysninger om våre kunder mv.

3- HVORDAN SAMLER VI INN DINE PERSONOPPLYSNINGER?

Direkte fra de Registrerte: kilden til opplysningene vi har om de Registrerte vil normalt være de Registrerte selv, ved at de selv gir opplysninger ved elektronisk registrering eller ved personlig kontakt, enten når forholdet etableres eller senere. Opplysninger om de Registrerte

kan også være generert gjennom deres aktivitet i forbindelse med forholdet, herunder f.eks. når de bestiller eller selger produkter eller kommuniserer med oss. Fra andre enn de Registrerte selv: i visse tilfeller kan vi supplere de Registrertes personopplysninger med informasjon fra eksterne kilder, f.eks. i forbindelse med kredittsjekker eller der vi innhenter supplerende informasjon som er offentlig tilgjengelig på internett. Vi kan også innhente lister over potensielle kunder og informasjon om disse fra aktører i markedet som tilbyr dette, så lenge det er tillatt etter lov.

4- HVEM HAR TILGANG TIL DINE PERSONOPPLYSNINGER HOS OSS?

Vi vil begrense tilgangen til personopplysningene om de Registrerte til de personer Find My som har et tjenstlig behov for slik tilgang ut fra de formålene som er nevnt under punkt 1 ovenfor. Vi kan også dele disse opplysningene med våre leverandører og deres underleverandører der det er nødvendig for å oppfylle formålene, og ved særskilt behov eller ved pålegg i loven med våre rådgivere, revisorer, advokater, IT-konsulenter og andre. Vi vil i alle tilfeller påse at dine personopplysninger blir behandlet fullt ut i samsvar med de enkelte formålene de er delt for og at våre leverandører og deres underleverandører påtar seg ansvar for å ivareta nødvendige sikkerhetsmekanismer for å beskytte dine personopplysninger mot tap, skade eller lignende i henhold til de kravene som stilles i personvernregelverket. Der våre leverandører behandler personopplysninger på våre vegne og er per definisjon å anse som databehandlere, har vi inngått databehandleravtaler som oppfyller kravene i GDPR artikkel 28. Der vi deler/overfører dine personopplysninger til våre leverandører eller samarbeidspartnere og disse har virksomhet i land utenfor EU/EØS-området, vil vi sørge for at overføringen til dette tredjelandet er gjort i henhold til GDPR kapittel 5, altså på grunnlag av en beslutning fra EU-kommisjonen om tilstrekkelig beskyttelsesnivå eller på grunnlag av nødvendige garantier slik som EUs "standard contractual clauses".

5- HVORDAN OG HVOR LENGE LAGRER VI DINE PERSONOPPLYSNINGER?

Personopplysninger om de Registrerte skal kun oppbevares så lenge det er behov for det ut fra formålene med behandlingen. Typisk vil dette bety at når vårt forhold med deg er avsluttet, vil vi slette de av dine personopplysninger som vi ikke lenger behøver å behandle uten unødig opphold. I prinsippet kan du når som helst be oss om å slette opplysninger knyttet til deg, med mindre vi må oppbevare dine personopplysninger en viss tid. Vi vurderer det slik at vi vil ha en berettiget interesse i å oppbevare din kontaktinformasjon og historikk med oss 2 år etter siste kontakt med deg, i det tilfellet du ønsker å opprette et nytt forhold med oss, basert på dine tidligere erfaringer som kunde, leverandør eller samarbeidspartner hos Findmy. Vi vurderer også det slik at vi vil kunne oppbevare noen av dine personopplysninger, og særlig din historikk, så lenge det er nødvendig for å ivareta våre interesser i forbindelse med

mulige reklamasjoner og tvister med deg som kunde eller leverandør, begrenset til foreldelseslovens alminnelige frister på 3 år med eventuelle tilleggsfrister. I tillegg vil vi i noen enkelte tilfeller måtte oppbevare noen av dine personopplysninger for en periode på maksimum 5 år, når dette er lovpålagt etter blant annet bokføringsloven. Personopplysninger vi samler inn i forbindelse med bruk av vårt produkt lagres hovedsakelig elektronisk med tilgangsbegrensning og passordbeskyttelse til CRM-systemet vårt og informasjon lagret på serverne. For de papirbaserte personopplysningene som ikke er anonymiserte lagres disse i låsbare skap som bare de som trenger tilgang til dem for å utføre sine arbeidsoppgaver, har tilgang til. Arkivskapene plasseres i arkiv på kontorer som holdes låst utenom ordinær arbeidstid.

6- HVORDAN SIKRER VI BEHANDLINGEN AV DINE PERSONOPPLYSNINGER?

Vi har etablert rutiner og tiltak på ulike nivåer for å sikre at ikke uvedkommende får tilgang til personopplysningene dine og at all behandling av opplysningene for øvrig skjer i tråd med gjeldende lovverk. Tiltakene inkluderer blant annet jevnlige risikovurderinger, tekniske systemer og fysiske prosedyrer for å ivareta informasjonssikkerhet og rutiner for å verifisere innsyns- og rettingsforespørsler. Nærmere opplysninger om disse risikovurderingene og sikkerhetstiltakene kan fås ved henvendelse til oss.

 

7- HVA ER DINE RETTIGHETER?

Som Registrerte hos oss, skal du være trygg på at du har fått all nødvendig informasjon om måten vi behandler dine personopplysninger på. Dette skrivet skal derfor være tilgjengelig for deg til enhver tid, og du vil finne det nederst på vår nettside, når du registrerer opplysninger om deg selv eller legger inn bestillinger eller vedlagt til din avtale med oss. For deg som er i kontakt med oss på annen måte, skal du gjøres oppmerksom på at denne informasjonen er tilgjengelig samtidig som når vi innsamler dine personopplysninger. Dersom du har ytterligere spørsmål vedrørende vår behandling av dine personopplysninger eller dersom du ønsker å utøve dine rettigheter slik som nevnt nedenfor, kan du kontakte oss via [kontaktinfo]. Som Registrerte har du rett til:

• å få innsyn i de personopplysningene som vi behandler om deg
• å kreve at feilaktige, unødvendige, mangelfulle eller utdaterte personopplysninger
  rettes eller fjernes
• å protestere mot behandlingen fra eventuell direkte markedsføring, samt vite om
  eventuell profilering
• å trekke tilbake eventuelle samtykker til å behandle de personopplysningene som du
  har gitt oss,
• å motta de personopplysningene om deg selv som du har gitt oss og overføre dem til
  en annen behandlingsansvarlig (dataportabilitet),
• å kontakte oss hvis du har innspill eller spørsmål knyttet til vår behandling av
  personopplysninger,
• å klage til Datatilsynet direkte dersom du anser at behandlingen av dine
  personopplysninger er i strid med gjeldende lovverk.

Det er viktig å merke seg at du vil kunne utøve dine rettigheter så lenge vi ikke er forpliktet etter lov til eller har tvingende berettigede interesser i å fortsette med behandlingen. I interessevurderingen tar vi alltid hensyn til hvorvidt behandlingen utgjør en personvernulempe for deg og hvorvidt vi har et tjenstlig behov for å fortsette med behandlingen. For eksempel vi din rett til å bli glemt være begrenset der vi er pålagt etter blant annet bokføringsloven til å lagre dine personopplysninger selv om kundeforholdet er avsluttet. Din innsynsrett vil også være begrenset der den vil krenke andres rettigheter og friheter. I alle tilfeller vil vi sørge for at du får et begrunnet svar fra oss innen 1 måned følgende din henvendelse, og senest 2 måneder senere dersom din henvendelse er komplisert og krever at vi bruker ekstra tid og ressurser på den.

8- HVORDAN BRUKER VI INFORMASJONSKAPSLER?

Informasjonskapsler er alfanumeriske identifikatorer som gjør at våre systemer kan gjenkjenne din nettleser slik at vi kan gi deg enkel og effektiv bruk av de ulike tjenestene som vi tilbyr på vårt nettsted. Dette gjør at nettsiden kan huske handlingene eller preferansene dine over tid, samt huske din innlogging. Vi legger informasjonskapsler på nettsiden vår som enten er sesjonsbasert (det vil si at de slettes når du forlater vårt nettsted) eller som blir igjen på din datamaskin, selv etter at du har forlatt nettstedet. Vi bruker:

• nødvendige informasjonskapsler, som er vesentlige for funksjonaliteten i nettsiden
  vår, altså lagring av brukerdata for autentiserings- og autorisasjonsformål;
• funksjonelle informasjonskapsler, som hjelper å gjenkjenne deg når du vender tilbake
  til nettsiden vår og huske preferansene dine, f.eks. dine språkinnstillinger;
• analytiske informasjonskapsler, som hjelper å telle antall besøkende, hvor lenge
  besøket varer, hvilke nettlesere som benyttes og hvilke nettsteder brukerne kommer fra,
  samt hvordan nettsiden vår brukes generelt. Google Analytics er vår databehandler for å
  analysere trafikken på vår nettside. Du oppfordres til å lese mer om hvordan Google
  Analytics bruker analytiske informasjonskapsler her:
  https://developers.google.com/analytics/devguides/collection/analyticsjs/cookie-usage

Vi bruker i utgangspunktet ikke markedsføringsinformasjonskapsler som registrerer din adferd på nettsiden vår og benyttes til å sende deg skreddersydde reklamer når du besøker andre nettsider. Vi tillater heller ikke at andre tredjeparter legger inn informasjonskapsler på vår nettside for egne formål. I henhold til ekomloven § 2-7 b, trenger vi ikke ditt samtykke til vår bruk av nødvendige/funksjonelle informasjonskapsler. Når det gjelder analytiske

informasjonskapsler, anses du å ha samtykket til slik bruk så lenge du ikke har reservert deg mot det. Ditt samtykke er innhentet via din nettlesers innstillinger. Dette er i henhold til det norske informasjonskapsel-regelverket håndhevet av Nkom. Du kan lese mer om bruk av informasjonskapsler her https://www.nkom.no/teknisk/taushetsplikt-og- personvern/elektroniske-spor/informasjonskapsler-cookies. Dersom du ikke ønsker at VI bruker slike informasjonskapsler, kan du styre dine nettlesers innstillinger på følgende måte https://nettvett.no/slik-administrer-du-informasjonskapsler/.